HIPAA and Patient Privacy

Children's Health use and release of PHI without your authorization

The following section explains the various purposes for which Children’s Health is permitted to use and release PHI.

Treatment Purposes

In providing healthcare services at Children’s Health, your PHI may be shared with your treating healthcare providers to the extent necessary to provide treatment and care to you. These healthcare providers may include doctors, nurses, pharmacists, labs, and other healthcare providers who are involved in your care both at Children’s Health and at outside healthcare providers.

Payment Purposes

Children’s Health may need to share your PHI in connection with payment for services you receive. For example, Children’s Health may contact and share information with an insurance company, a government program, or other third parties to determine eligibility status, obtain prior approval, determine if your health plan will pay for treatment, and to file claims.

Healthcare Operations Purposes

Children’s Health may use and release your PHI for general healthcare operations purposes, including the following:

• Quality Improvement Activities: Information may be shared to improve the quality or cost of care. For example, your PHI may be reviewed by Children’s Health or outside agencies to evaluate and improve the quality of care and services we provide.
• Medical Residents, Students and Trainees (Students) and Volunteers: Students and volunteers may have access to your PHI for training, education, and service purposes as they participate in educational programs, training, internships, residency programs, or Children’s Health volunteer program.
• Appointment Reminders: Children’s Health may provide you with appointment reminders and inform you of treatment alternatives, benefits, or services related to your health.
• Care Everywhere Program: Your PHI is kept in an electronic format and may be electronically shared with certain Children’s Health healthcare partners. Care Everywhere is designed to link participating facilities so that those facilities may have access to your PHI to coordinate care more easily.  Participation is voluntary, unless required by law, and you may opt out of participation at any time by noting this on the Protected Health Information section of the General Consent for Treatment and Acknowledgements form that you complete at registration or by contacting Children’s Health Privacy Office. If you opt out, your PHI will not be electronically shared with other healthcare partners. You can change your mind or withdraw consent at any time, unless disclosure is required by law; however, Children’s Health cannot take back information that has already been shared.  
• Health Information Exchange: Your electronic medical records may be shared with electronic Health Information Exchanges (HIEs) (sometimes referred to as Regional Health Information Organizations or RHIOs). Participation is voluntary, unless required by law, and you may opt out of participation at any time by noting this on the Protected Health Information section of the General Consent for Treatment and Acknowledgements form that you complete at registration or by contacting Children’s Health Privacy Office. If you opt out, identifiable PHI will not be shared with an HIE, unless required by law. An HIE is helpful if you require treatment at another facility that participates with Children’s Health in an HIE because it enables the other facility to gather PHI through the HIE to obtain your medical history and coordinate care. Unless disclosure is required by law, you can change your mind and withdraw consent at any time; however, Children’s Health cannot take back information that has already been shared.
• Business Associates: There are some services that Children’s Health provides through contracts with third party business associates. Examples include transcription agencies and copying services. Your PHI may be disclosed to our business associates to perform the services they have been contracted to perform. To protect your PHI, Children’s Health requires these business associates to appropriately protect your PHI in compliance with all laws.
• Hospital Directory: Unless you object, Children’s Health may include certain limited information about you in the hospital directory while you are in the hospital. This information may include your name, location in the hospital, general condition (for example: good, stable, critical, etc.), and religion. This information may be provided to members of the clergy. This information, except for religious affiliation, may also be provided to people who contact the hospital and ask for you by name. If you do not wish to be included in the hospital directory, please check the box on the General Consent for Treatment and acknowledgements form under Directory Information requesting you be designated a “no information patient.”
• Continuity of Care: Once you have been discharged, your information may be shared with other healthcare providers, such as home health agencies and community service agencies, in order to obtain their services on your behalf. Also, we may use your PHI to contact you with information about disease prevention and health management.

Other Disclosure Purposes

• Required by Law: Children’s Health must report certain parts of your PHI to legal officials or authorities, including law enforcement, the court system, or government agencies. Examples include: reporting suspected abuse or neglect, domestic violence, or certain physical injuries, and responding to a court order, subpoena, warrant, or lawsuit request.
• Public Health: Children’s Health may be required to report certain parts of your PHI to public health authorities. Examples include reporting certain diseases, injuries, and birth or death information. Children’s Health may also be required to report certain information to the Food and Drug Administration (FDA), or information related to child abuse or neglect.
• Health Oversight Agencies: Children’s Health may be required to release certain information to state or federal agencies so they can monitor, investigate, or discipline those who work in the healthcare system.
• Research Purposes: Children’s Health may use or release your PHI for research purposes. If you are involved in a research study, there will be a specific approval process which includes your authorization to participate. In some instances, PHI may be used without your authorization, but your identifying information will not be released without your authorization.
• Notification/Disaster Relief: Children’s Health may use or release your PHI for disaster relief efforts.
• Activities Related to Death: Children’s Health may release your PHI for organ and tissue donation or to coroners, medical examiners, or funeral directors so they can carry out their duties related to death. Examples include: determining cause of death, and carrying out funeral preparation activities.
• To Avoid Serious Threat to Health or Safety: Children’s Health may use and disclose your PHI to the proper authorities when necessary to prevent a serious threat to the health and safety of the public or another person.
• Military: Children’s Health may release your PHI to the proper requesting authorities if you are a member of the armed forces.
•  Law Enforcement Custody or National Security: Children’s Health may release your PHI to a correctional institute or law enforcement official if you are under the custody of state or federal law enforcement officials or incarcerated, for the purpose of providing you with healthcare, to protect your health and safety or the health and safety of others, or for the safety and security of the law enforcement official or correctional institute.
• Workers’ Compensation: Children’s Health may be required to release your PHI regarding workers’ compensation benefits and activities.
• Fundraising: Children’s Health may use your limited PHI to contact you regarding fundraising for the purpose of and in conjunction with Children’s Health mission to provide healthcare and make life better for children. You have the right to not receive these communications. You may contact the Privacy Office if you want to exercise your right to not receive these communications. Children’s Health will not condition your treatment on whether you have agreed to receive fundraising communications.
• Marketing: Children’s Health may only use your PHI for limited marketing purposes as follows: face-to-face communications, promotional gifts of nominal value, refill reminders, or to otherwise tell you about a drug related to your treatment or our healthcare operations as described in this Notice. Examples of these communications include: case management, care coordination, or treatment alternatives that may be available.

Your Privacy Rights

Your rights regarding your PHI are as follows.

Right to Receive This Notice of Privacy Practices

You have the right to receive a copy of this Notice at any time. You may obtain a paper copy of the current notice in all clinical areas or an electronic copy here.

Right to Review and Ask for a Copy of Your PHI

You have the right to review and request copies of your medical records that may be used to make decisions about your care. Usually this includes medical and billing records, but there may be exceptions for psychotherapy notes or information about third parties.

You may request a paper or electronic copy of your medical record by visiting our Health Information Management department, by completing the Authorization for the Inspection, Use, Disclosure and Release of Health Information form located here, or by contacting the Privacy Office.

Also, you can sign up for a MyChart account, which allows you to electronically access portions of your health information here. Children’s Health may charge you a fee to copy and/or mail your medical record to you as permitted by law. If we are able, we will provide an electronic copy to you within 15 days of your written request and receipt of appropriate fees.

Right to Request Confidential Communications

You have the right to specify that Children’s Health communicate with you about medical matters in a certain way or at a certain location. For example, you can ask that we only contact you by telephone at work, or that we only contact you by mail at home or by email. We will follow your request whenever it is reasonably possible. You can request an alternate place for communication by completing the form Request for Alternative Communication of Health Information at the time of registration, or on our  medical records request page, or by contacting the Privacy Office at 214-456-4444 to request an alternate place for communication.

Right to Request Restrictions

You have the right to request restrictions or limitations on how your PHI is used or released. We have the right to deny your request, except we must agree when the disclosure of PHI would be to a health plan if the disclosure of PHI is for payment or healthcare operations and is not otherwise required by law, and if the PHI is for a healthcare item or service which was paid in full by you, or was paid in full by a person, other than health plan, on your behalf. You can complete the form Request for Restricting the Use or Disclosure of Health Information which can be found here or by contacting the Privacy Office at 214-456-4444.

Right to Amend

You have the right to ask that your medical record at Children’s Health be changed if it is not correct or complete. Children’s Health does have the right to deny your request if we did not create the information; if we do not keep the information; if you are not allowed to see and copy the information; or if the information is already correct and complete. You may request a change by completing the form Request for an Amendment of Health Information which can be found here or by contacting the Privacy Office at 214-456-4444.

Right to a Record of Releases

You have the right to request a record of releases (accounting of disclosures) when Children’s Health has disclosed your PHI. You can request a record of releases of your PHI by submitting the form Request for an Accounting of Disclosures of Health Information to the Health Information Management Department. This form can be found here or by contacting the Privacy Office at 214-456-4444. If you request this record of releases more than once per year, Children’s Health may charge a fee for providing the list. The list will contain only information that is required by law. This list will not include releases for treatment, payment, and healthcare operations, or releases that you have authorized.

Aviso de prácticas de privacidad

Children’s Health℠ cumple con las normas federales respecto de su información y de las medidas que debemos tomar para proteger su privacidad, y además desea explicárselas.

Este aviso explica cómo Children’s Health, sus empleados, el personal médico y odontológico, los estudiantes y practicantes, los voluntarios, todos los departamentos y clínicas, y otros proveedores de atención de salud, cuyos nombres pueden obtenerse si así se lo solicita, pueden usar y dar información protegida de salud a terceros con fines de tratamiento, pago y operaciones de atención de salud, como se describe abajo, y con otros fines que estén permitidos o que sean exigidos por la ley.

La información protegida de salud es información que usted le da a Children’s Health, o que creamos o recibimos sobre su atención de salud. La información protegida de salud incluye la edad del paciente, la raza, el sexo y otra información personal de salud que puede identificar al paciente. La información se relaciona con la salud física o mental pasada, presente o futura del paciente y con los tratamientos, los servicios y el pago por la atención relacionados.

En qué casos Children's Health puede usar y divulgar información protegida de salud sin su autorización

La siguiente sección le explica los distintos fines con que Children’s Health tiene permitido usar y divulgar información protegida de salud.

A los fines de un tratamiento

Cuando se le brindan servicios de atención de salud en Children’s Health, la información protegida de salud puede ser compartida con los proveedores de atención de salud tratantes en la medida que sea necesario para brindarle tratamiento y atención. Estos proveedores de atención de salud pueden incluir médicos, enfermeros, farmacéuticos, laboratorios y otros proveedores de atención de salud que participan en su atención, tanto en Children’s Health como en otros lugares.

A los fines del pago

Children’s Health puede compartir la información protegida de salud en relación con el pago de los servicios que usted recibe. Por ejemplo, Children’s Health puede contactarse y compartir información con una compañía de seguros, un programa del gobierno u otros terceros para determinar elegibilidad, obtener aprobación previa, determinar si su plan de salud pagará el tratamiento y presentar reclamos.

A los fines de operaciones de atención de salud

Children’s Health puede usar y divulgar información protegida de salud con fines generales de operaciones de atención de salud, como los siguientes:

• Mejorar la calidad: Puede compartirse la información para mejorar la calidad o el costo de la atención. Por ejemplo, Children’s Health o agencias externas pueden revisar su información protegida de salud para evaluar y mejorar la calidad de la atención y de los servicios que se prestan.
• Residentes médicos, estudiantes, practicantes (estudiantes) y voluntarios: Los estudiantes y los voluntarios pueden tener acceso a su información protegida de salud con fines de capacitación, educación y servicio cuando participan en programas educativos, capacitaciones, pasantías, programas de residencia o en el programa de voluntarios de Children’s Health.
• Recordatorios de citas: Children’s Health puede enviarle recordatorios de citas e informarle sobre alternativas de tratamiento, beneficios o servicios relacionados con su salud.
• Programa Care Everywhere: La información protegida de salud se guarda en formato electrónico y puede ser compartida en ese formato con ciertos socios de atención de salud de Children’s Health. Care Everywhere une los centros participantes para que cada uno tenga acceso a su información protegida de salud y así puedan coordinar la atención de manera más fácil. La participación es voluntaria, a menos que lo exija la ley, y usted puede dejar de participar en cualquier momento si así lo indica en la sección sobre información protegida de salud del formulario de consentimiento general para tratamiento y acuses de recibo que completa cuando se registra o si se comunica con la Oficina de Privacidad de Children’s Health. Si elige dejar de participar, la información protegida de salud no se compartirá de manera electrónica con otros socios de atención de salud. Puede cambiar de parecer o cancelar su consentimiento en cualquier momento, a menos que la divulgación sea exigida por la ley; sin embargo, Children’s Health no puede retirar información que ya fue compartida.
• Intercambio de información de salud: Sus registros médicos electrónicos pueden ser compartidos con organizaciones de intercambio de información de salud (u organizaciones regionales de información de salud). La participación es voluntaria, a menos que lo exija la ley, y usted puede dejar de participar en cualquier momento si así lo indica en la sección sobre información protegida de salud del formulario de consentimiento general para tratamiento y acuses de recibo que completa cuando se registra o si se comunica con la Oficina de Privacidad de Children’s Health. Si elige dejar de participar, no se compartirá la información protegida de salud que lo identifica con una de estas organizaciones, a menos que lo exija la ley. La organización de intercambio de información de salud es útil si usted necesita tratamiento en otro centro que participa junto con Children’s Health en una de estas organizaciones, porque le permite al otro centro recolectar información protegida de salud a través de la organización de intercambio de información y así obtener su historia clínica y coordinar la atención. A menos que la divulgación sea exigida por la ley, usted puede cambiar de parecer y cancelar el consentimiento en cualquier momento; sin embargo, Children’s Health no puede retirar información que ya fue compartida.
• Asociados comerciales: Children’s Health brinda algunos servicios mediante contrato con asociados comerciales externos. Por ejemplo, agencias de transcripción y servicios de copiado. Su información protegida de salud puede ser divulgada a nuestros asociados comerciales para que estos nos brinden los servicios para los que fueron contratados. Para amparar su información protegida de salud, Children’s Health les exige a estos asociados comerciales que cumplan las leyes vigentes de protección de información.
• Directorio del hospital: A menos que usted se oponga, Children’s Health puede incluir parte de la información sobre usted en el directorio del hospital mientras usted esté allí. La información puede incluir nombre, ubicación dentro del hospital, condición general (por ejemplo: buena, estable, crítica, etc.) y religión. Esta información puede darse a miembros del clero. Esta información, excepto la religión, puede además darse a las personas que se comuniquen con el hospital y pregunten por usted usando su nombre. Si no quiere ser incluido en el directorio del hospital, marque en el formulario de consentimiento general para tratamiento y acuses de recibo la casilla de información del directorio y pida ser designado "paciente sin información".
• Continuidad de la atención: Una vez que le hayan dado el alta, su información puede ser compartida con otros proveedores de atención de salud, como agencias de atención de salud a domicilio y agencias de servicios comunitarios, a fin de obtener sus servicios en su nombre. Además, podemos usar su información protegida de salud para comunicarnos con usted y darle información sobre prevención de enfermedades y manejo de la salud.

Otros propósitos para divulgar información

• Porque lo exige la ley: Children’s Health debe mostrar ciertas partes de su información protegida de salud a agentes y autoridades legales, como los encargados de hacer cumplir las leyes, el sistema judicial o agencias del gobierno. Por ejemplo: a fin de denunciar sospechas de abuso o abandono, violencia doméstica o ciertas lesiones físicas; responder a órdenes judiciales, citaciones judiciales, órdenes de arresto o solicitudes de demandas.
• Salud pública: Children’s Health puede estar obligada a mostrar ciertas partes de su información protegida de salud a autoridades de la salud pública. Por ejemplo, para informar ciertas enfermedades, lesiones, nacimientos y muertes. Children’s Health también puede estar obligada a brindar cierta información a la Administración de Alimentos y Medicamentos, o información relacionada con abuso o abandono de menores.
• Agencias supervisoras de salud: Children’s Health puede estar obligada a divulgar cierta información a agencias estatales o federales para que puedan supervisar, investigar o disciplinar a quienes trabajan en el sistema de atención de salud.
• Fines de investigación: Children’s Health puede usar o divulgar su información protegida de salud con fines de investigación. Si usted participa en un estudio de investigación, habrá un proceso específico de aprobación, que incluye que usted dé su autorización. En algunos casos, la información protegida de salud puede ser usada sin su autorización, pero la información que lo identifica no se divulga sin su autorización.
• Notificación o ayuda para catástrofes: Children’s Health puede usar o divulgar su información protegida de salud en campañas de ayuda para catástrofes.
• Actividades relacionadas con la muerte: Children’s Health puede divulgar su información protegida de salud a los fines de la donación de órganos y tejidos, o a forenses, examinadores médicos o directores de funerarias para que lleven a cabo las tareas relacionadas con la muerte. Por ejemplo: determinar la causa de muerte y preparar funerales.
• Para evitar amenazas serias a la salud o a la seguridad: Children’s Health puede usar y divulgar su información protegida de salud a las autoridades correspondientes cuando sea necesario para prevenir una amenaza seria a la salud y a la seguridad del público o de una persona.
• A autoridades militares: Children’s Health puede divulgar su información protegida de salud a las autoridades que lo soliciten si usted es miembro del Ejército.
• Custodia de autoridades encargadas de hacer cumplir la ley o seguridad nacional: Children’s Health puede divulgar su información protegida de salud a un instituto correccional o a una autoridad encargada de hacer cumplir la ley si usted está bajo custodia de autoridades estatales o federales o si está preso, con el fin de brindarle atención de salud, proteger su salud y su seguridad o la salud y la seguridad de otros, o por la seguridad de la autoridad encargada de hacer cumplir la ley o del instituto correccional.
• Compensación a trabajadores: Children’s Health puede estar obligada a divulgar su información protegida de salud relacionada con los beneficios y las actividades de compensación a trabajadores.
• Recolección de fondos: Children’s Health puede usar parte de su información protegida de salud para comunicarse con usted y hablarle sobre la recolección de fondos que realiza con el objetivo de brindar atención de salud y mejorar la vida de los niños. Usted tiene derecho a no recibir estas comunicaciones. Puede comunicarse con la Oficina de Privacidad si quiere ejercer su derecho de no recibirlas. Children’s Health no condiciona su tratamiento a que usted haya aceptado recibir comunicaciones sobre recolección de fondos.
• Mercadeo: Children’s Health solo puede usar su información protegida de salud para algunos fines de mercadeo, como comunicaciones en persona, regalos promocionales de valor nominal, recordatorios de reabastecimientos, o para hacerle saber sobre un medicamento relacionado con su tratamiento o nuestras operaciones de atención de salud, según se describe en este aviso. Son ejemplos de estas comunicaciones administración de casos, coordinación de la atención o alternativas de tratamiento disponibles.

Divulgaciones de información protegida de salud que requieren autorización

Se necesita su autorización para otros usos y divulgaciones de información protegida de salud, salvo los tipos de ejemplos que se incluyen en las excepciones antes descritas. Esto incluye, a menos que la ley requiera lo contrario, divulgación de notas de psicoterapia, fines de mercadeo más amplios, venta de la información protegida de salud, información sobre VIH y sida, registros del tratamiento del abuso de sustancias y registros de pacientes muertos.

Si usted autoriza a Children’s Health para usar o divulgar su información protegida de salud, puede revocar la autorización en cualquier momento; sin embargo, Children’s Health no puede retirar información que ya fue compartida.

La autorización puede revocarse siguiendo las instrucciones descritas en el formulario de autorización de inspección, uso y divulgación de información de salud, que puede obtenerse en nuestro sitio web, www.childrens.com, o comunicándose con la Oficina de Privacidad.

Sus derechos de privacidad

A continuación, se explican sus derechos relacionados con la información protegida de salud.

Derecho a recibir este aviso de prácticas de privacidad

Tiene derecho a recibir una copia de este aviso en cualquier momento. Puede obtener una copia impresa del aviso actual en todas las áreas clínicas o una copia electrónica visitando el sitio web de Children’s Health, www.childrens.com.

Derecho a leer y pedir una copia de la información protegida de salud

Tiene derecho a leer y solicitar copias de los registros médicos que pueden usarse para tomar decisiones sobre su atención. En general, incluyen registros médicos y de facturación; pero puede haber excepciones para notas de psicoterapia o información sobre terceros.

Puede solicitar una copia impresa o electrónica de su registro médico visitando nuestro Departamento de Manejo de la Información de Salud, completando el formulario de autorización de inspección, uso y divulgación de información de salud que está en www.childrens.com, o comunicándose con la Oficina de Privacidad.

Además, puede obtener una cuenta MyChart, que le permite ver partes de su información de salud en forma electrónica en www.childrens.com. Children’s Health puede cobrar una tarifa por copiar o enviarle por correo el registro médico, según lo permita la ley. Si es posible, le brindaremos la copia electrónica dentro de los 15 días de su solicitud escrita y de la recepción de las tarifas correspondientes.

Derecho a solicitar comunicaciones confidenciales

Tiene derecho a especificar que Children’s Health se comunique con usted para hablar de asuntos médicos de una determinada manera y en un determinado lugar. Por ejemplo, puede pedir que solo lo contacten por teléfono cuando está en el trabajo o que solo lo contacten por correo postal o por correo electrónico. Cumpliremos su solicitud en la medida de lo posible. Puede solicitar otro lugar para las comunicaciones completando el formulario de solicitud de comunicación alternativa de información de salud en el momento del registro, en el sitio web de Children’s Health, www.childrens.com,o comunicándose con la Oficina de Privacidad al 214-456-4444.

Derecho a solicitar restricciones

Tiene derecho a solicitar restricciones o limitaciones en cómo se usa o se divulga la información protegida de salud. Tenemos derecho a rechazar su solicitud; pero debemos aceptarla cuando la divulgación de información protegida de salud es a un plan de salud si es para el pago o para operaciones de atención de salud, y si la ley no exige lo contrario, y si la información protegida de salud es para un artículo o un servicio de atención de salud que fue pagado en su totalidad por usted o fue pagado en su totalidad por una persona, y no el plan de salud, en su nombre. Puede completar el formulario de solicitud de restricción del uso o la divulgación de información de salud, que está en www.childrens.com, o comunicarse con la Oficina de Privacidad al 214-456-4444.

Derecho a modificaciones

Tiene derecho a solicitar que su registro médico en Children’s Health sea modificado si no está correcto o completo. Children’s Health tiene derecho a rechazar su solicitud si no creó la información; si no almacena la información; si usted no tiene permitido ver y copiar la información; o si la información está correcta y completa. Puede solicitar un cambio completando el formulario de solicitud de modificación de la información de salud, que está en www.childrens.com, o comunicándose con la Oficina de Privacidad al 214-456-4444.

Derecho a solicitar un registro de divulgaciones

Tiene derecho a solicitar un registro de divulgaciones (lista de divulgaciones) cuando Children’s Health haya divulgado su información protegida de salud. Puede solicitar un registro de divulgaciones de su información protegida de salud presentando un formulario de solicitud de lista de divulgaciones de información de salud al Departamento de Administración de Información de Salud. Obtenga el formulario en www.childrens.com o comunicándose con la Oficina de Privacidad al 214-456-4444. Si solicita este registro de divulgaciones más de una vez por año, Children’s Health puede cobrarle una tarifa por brindarle esta lista. La lista contiene solo la información exigida por la ley. Esta lista no incluye divulgaciones a los fines de tratamiento, pago u operaciones de atención de salud, o divulgaciones que usted haya autorizado.